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Was passiert, wenn man zwei Teams dieselben Ressourcen verspricht – zur selben Zeit, am selben Ort, für dieselbe Sache? Genau das ist uns passiert, als wir versehentlich zwei parallele Teams zum gleichen Workshopraum gebucht hatten – ohne es zu wissen. Chaos? Kurz ja. Aber vor allem ein Weckruf, unsere Buchungssysteme und internen Absprachen zu überdenken.
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Was passiert ist
- Zwei bereichsübergreifende Projektteams planten unabhängig voneinander Workshops zur gleichen Zeit.
- Beide wurden intern vom gleichen Orga-Team unterstützt – und beide bekamen versehentlich dieselbe Raumbuchung bestätigt.
- Erst am Tag des Workshops fiel der Doppelbuchungsfehler auf – mit zwei vollen Gruppen vor demselben Raum.
Warum es passiert ist
- Unterschiedliche Kalender-Systeme der Teams (Outlook vs. interner Raumplaner)
- Keine zentrale Koordination bei internen Buchungen
- Keine Rücksprache zwischen Projektassistenz und Office Management
- „Das klärt sich schon“-Haltung im Ablauf
Was wir daraus gelernt haben
- Alle Workshop- und Schulungsräume werden nun über ein zentrales System gebucht
- Jeder Workshop bekommt eine interne Veranstaltungsnummer zur eindeutigen Zuordnung
- Projektteams werden vor Bestätigung auf überlappende Ressourcen geprüft
- Buchungen sind erst gültig, wenn Office Management sie final bestätigt
✅ Raum im zentralen Tool prüfen & reservieren
✅ Workshop im internen Eventkalender eintragen
✅ Beteiligte Teams & Orga-Stellen vernetzen
✅ Final-Freigabe einholen & bestätigen lassen